Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
•Sumber Daya Manusia(SDM) adalah manusia yang bekerja
dilingkungan suatu organisasi(disebutjugapersonil, tenagakerja,
pekerjaataukaryawan).
•Sumber Daya Manusia
adalah potensi manusiawi sebagai penggerak organisasi dalamme wujudkan
eksistensinya. •Sumber Daya Manusia(SDM) adalah potensi yang merupakan asset
dan berfungsi sebagai modal (non material/non finansial) didalam organisasi
bisnis, yang dapat diwujudkan menjadi potensinyata(real) secara fisik dan non
fisikdalam mewujudkan eksistensi organisasi.
1. Fungsi
Sumber Daya Manusia
Fungsi sumber daya manusia memiliki empat kegiatan
utama yaitu:
1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and
Hiring). Sumber daya manusia membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan.
Sumber daya manusia selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan
pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk
menentukan kebijakan yang sesuai.
2. Pendidikan dan Pelatihan. Selama periode
kepegawaian seseorang, sumber daya manusia dapat mengatur berbagai program
pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untukmeningkatkan pengetahuan dan
keahlian kerja pegawai.
3. Manajemen Data. Sumber daya manusia menyimpan database
yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi
kebutuhan informasi pemakai.
4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan. Selama
seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan.
Setelah penghentian, sumber daya manusia mengurus program pensiun perusahaan
bagi mantan pegawai yang berhak.
2. Evolusi
System Informasi Sumber Daya Manusia
Sistem personalia awal menempatakan
data pegawai dalam map yang ditampatkan pada departemen personalia. Saat
departemen memperoleh mesin Punched Card, file dipindahkan ke departemen
pengolahan data dan dikonversikan ke bentuk punched Card. Saat komputer
menggantikan mesin Punched Card , data pegawai dikonversikan ke pita dan
piringan magnetik. Beberapa pengaruh yang menyebabkan evolusi dalam sistem
informasi sumber daya manusia antara lain :
1. Pengaruh Peraturan Pemerintah
Rangsangan untuk menaikkan status
data personil diberikan oleh peraturan pemerintah seperti EEO (Equal
Employment Opportunity), OSHA (Occupational Safety and Health
Administration), dan AAP (Affirmative Action Program) yang
diberlakukan selama tahun 1960-an dan 1970-an.perusahaan diharuskan untuk
menyediakan statistik bagi pemerintahan nasional yang menunjukkan sampai sejauh
mana praktek personalia perusahaan sesuai dengan undang-undang itu. Perusahaan
segera mengerti bahwa mereka tidak dapat mengejar persyaratan pelaporan yang
meningkat tanpa bantuan sistem berbasis komputer.
Manajemen puncak perusahaan mulai
mengalokasikan sumber daya tambahan bagi pengembangan sistem personalia
berorientasi informasi (Information Oriented Personel System). Sistem
baru dikembangkan oleh spesialis informasi dari jasa informasi, bekerja sama
dengan pemakai di bagian dumber daya manusia.
2. Pengaruh dari Komputer Mikro
Saat komputer mikro muncul, SDM mulai
memasangnya dalam areanya. Beberapa digunakan secara berdiri sendiri (Stand
Alone), beberapa dibuat jaringan untuk membentuk LAN, dan beberapa
dihubungkan dengan fasilitas komputer sentral perusahaan. Beberapa organisasi
SDM bahkan memasang komputer mikro bahkan mainframe mereka sendiri.
Evolusi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Sampai akhir-akhir ini, manajemen kurang memberikan perhatian pada data personil dibandingkan dengan perhatian yang diberikan pada data yang menjelaskan uang dan arus material. Rangsangan untuk menaikkan status data personil diberikan oleh peraturan pemerintah seperti EEO ( Equal Employment Opportunity ), OSHA ( Occupational Safety and Health Administration ), dan AAP ( Affirmative Action Program ), yang diberlakukan selama tahun 1960-an dan 1970-an.
Manajemen puncak perusahaan mulai meangalokasikan sumber daya tambahan bagi pengembangan sistem informasi berorientasi informasi. Sistem baru dikembangkan oleh spesialis informasi dan jasa informasi, bekerjasama dengan pemakai di bagian sumber daya manusia. Pengolahan dilakukan di komputer berskala besar yang ditempatkan di SI.
Saat komputer mikro muncul, SDM mulai memasangnya dalam areanya. Beberapa digunakan secara berdiri sendiri, beberapa dibuat jaringan untuk membentuk LAN, dan beberapa dihubungkan dengan fasilitas komputer sentral perusahaan. Beberapa organisasi SDM bahkan memasang komputer mini bahkan mainframe mereka sendiri.
Sampai akhir-akhir ini, manajemen kurang memberikan perhatian pada data personil dibandingkan dengan perhatian yang diberikan pada data yang menjelaskan uang dan arus material. Rangsangan untuk menaikkan status data personil diberikan oleh peraturan pemerintah seperti EEO ( Equal Employment Opportunity ), OSHA ( Occupational Safety and Health Administration ), dan AAP ( Affirmative Action Program ), yang diberlakukan selama tahun 1960-an dan 1970-an.
Manajemen puncak perusahaan mulai meangalokasikan sumber daya tambahan bagi pengembangan sistem informasi berorientasi informasi. Sistem baru dikembangkan oleh spesialis informasi dan jasa informasi, bekerjasama dengan pemakai di bagian sumber daya manusia. Pengolahan dilakukan di komputer berskala besar yang ditempatkan di SI.
Saat komputer mikro muncul, SDM mulai memasangnya dalam areanya. Beberapa digunakan secara berdiri sendiri, beberapa dibuat jaringan untuk membentuk LAN, dan beberapa dihubungkan dengan fasilitas komputer sentral perusahaan. Beberapa organisasi SDM bahkan memasang komputer mini bahkan mainframe mereka sendiri.
3. Model System
Informasi Sumber Daya Manusia
Perencanaan
awal harus memasukan sebuah model keseluruhan yang akan menggambarkan
masukan-masukan, transformasi, dan keluaran-keluaran yang diharapkan dari
sebuah sistem. Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia menggunakan format
umum yang sama dari subsistem input, database, dan subsistem output yang telah
digunakan berbagai area fungsional lain.
Keterangan :
1. Subsistem Input (yang mengumpulkan data dan informasi dari
dalam perusahaan dan lingkungannya).
a. Sub Sistem SIA (Sistem
Informasi Akuntansi). SIA menyediakan data akuntansibagi HRIS sehingga database
berisi gambaran yang lengkap dari sumber dayapersonil baik keuangan maupun non
keuangan.
b. Sub Sistem Penelitian Sumber Daya
Manusia. Bergungsi untuk mengumpulkandata melalui proyek penelitian khusus.
Contohnya :
·
Penelitian Suksesi.Melakukan penelitian apakah seorang
pegawai telah berhasil mencapai kesuksesan dalam bidangnya.
·
Analisis dan Evaluasi Jabatan.Melakukan penelitian
apakah seorang pegawai telah melaksanakan tanggung jawab ataupun tugas-tugasnya
sesuai dengan jabatan masing-masing.
·
Penelitian Keluhan.Mengumpulkan data-data berupa
keluhan para pegawai tentang pekerjaan mereka agar pegawai tersebut bisa
bekerja dengan lebih maksimal dan tidak mengalami kebosanan.
c. Sub Sistem Intelijen Sumber
Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data yangberhubungan dengan sumber daya
manusia dari lingkungan perusahaan yangmeliputi:
·
Intelijen Pemerintah.
Pemerintah menyediakan data dan informasi yangmembantu perusahaan mengikuti
berbagai peraturan ketenagakerjaan.
·
Intelijen Pemasok. Pemasok
mencakup perusahaan seperti perusahaanasuransi, yang memberikan tunjangan
pegawai, dan lembaga penempatanlulusan universitas serta agen tenaga kerja yang
berfungsi sebagai sumberpegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan
informasi yangmemungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan
danpeneriamaan.
·
Intelijen Pelanggan. Pelanggan memeberikan data dan informasi berupa
kepuasan mereka akan pelayanan yang diberikan oleh perusahaan. Apakah pegawai
perusahaan memberikan pelayanan yang baik atau tidak.
·
Intelijen Serikat Pekerja.
Serikat pekerja memberikan data dan informasiyang digunakan dalam mengatur
kontrak kerja antara serikat pekerja danperusahaan.
·
Intelijen Masyarakat Global.
Masyarakat global menyediakan informasiyang menjelaskan sumber daya lokal
seperti perumahan, pendidikan, danrekreasi. Informasi ini digunakan untuk
merekrut pegawai dalam skala lokal,nasional dan internasional, dan untuk
mengintegrasikan pegawai yang ada kedalam komunitas lokalnya.
·
Intelijen Pesaing. Dalam
industri tertentu yang memerlukan pengetahuandan keahlian yang sangat khusus,
seperti industri komputer, sering terjadiperpindahan pegawai dari satu
perusahaan ke perusahaan lain. Beberapaperusahaan memandang pesaing mereka
sebagai sumber pegawai baru yangbaik, dan mengumpulkan informasi mengenai
praktek personalia pesaing, danmungkin informasi perorangan yang berpotensi
untuk direkrut.
2. Database (tempat penyimpanan data)
Database adalah suatu kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur dan disimpan
menurut cara tertentu sehingga mudah dalam hal pengambilan kembali. Beberapa
data dalam database adalah unik bagi fungsi SDM, tetapi banyak yang berbagi
dengan area fungsional lain.Database HRIS bukan hanya data
mengenaipegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan
perusahaanyang mempengaruhi arus personil.Database yang digunakan adalah
berbasis komputer yang meliputi :
a. Isi Database
Data pegawai, seperti : tanggal lahir,
nama, departemen, jabatan, tingkat pendidikan, dan lain-lain.
Data non pegawai, yang mengidentifikasi
data dan menjelaskan organisasi di lingkungan per-usahaan seperti agen tenaga
kerja, akademis, universitas, serikat kerja, serta pemerintahan.
b. Lokasi Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)
Sebagai database Sistem Informasi Sumber
Daya Manusia ditempatkan pada komputer sentral perusahaan, tetapi database yang
lain bisa berada didivisi khusus seperti pada divisi operasi lain dan luar
pusat pelayanan.
c. Perangkat Lunak Manajemen Database
Perangkat lunak yang digunakan dalam
mengelola database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia perusahaan contohnya :
IMS, FOCUS, Dbase, dan lain-lain.
3. Subsistem Output (yang mengubah data menjadi informasi)
Informasi yang dihasilkan dari hasil
pengolahan data yang dapat dibagi menjadi 3 bagian yaitu perencanaan kerja,
perekrutan, manajemen angkatan kerja, tunjangan, benefit, pelapor lingkungan.
a. Subsistem Perencanaan Kerja.
Subsistem ini bertugas melakukan kegiatan
mengidentifikasi pengetahuan dan keahlian seorang pegawai yang dibutuhkan oleh
perusahaan di masa yang akan datang sehingga kualitas perusahaan untuk
selanjutnya dapat lebih ditingkatkan lagi.Manfaatnya untuk merencanakan
kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendekdan jangka panjang. Informasi ini
meliputi informasi untuk analisis perputarantenaga kerja (turnover), anggaran
biaya tenaga kerja dan perencanaan tenagakerja itu sendiri.
b. Subsistem Perekrutan.
Subsistem ini bertugas melakukan kegiatan
perekrutan atau seleksi terhadap calon pegawai yang nantinya akan menjadi
pegawai di perusahaan tersebut. Kegiatan perekrutan dilakukan untuk mencari
pegawai yang memiliki keahlian berdasarkan data-data yang telah ditetapkan oleh
subsistem angkatan kerja sehingga pegawai yang diperoleh dapat memenuhi
permintaan perusahaaan. Informasi yang yang dihasilkan dapat digunakan
untukpengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal.
Informasi-informasiini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja,
penjadwalan wawamcara,perekrutan dan analisis rekruitmen.
c. Subsistem Manajemen Angkatan
Kerja.
Subsistem ini bertugas mengatur dan
mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi atau perusahaaan. Informasi
yang dihasilkan dapat bermanfaat untuk mengelola sumber daya manusia di dalam
organisasi.Informasi informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau
evaluasi kerja,evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan
kedisiplinan.
d. Subsistem Tunjangan (Kompensasi)
Subsistem ini bertugas melakukan proses
penggajian terhadap pegawai perusahaan dan kompensasinya. Informasi yang
dihasilkan adalah penggajian dankompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam
kerja, perhitungan gaji danbonus, analisis kompensasi dan perencanaan
kompensasi.
e. Subsistem Benefit
Meliputi benefit yang diterima oleh
karyawan. Benefit berbedadengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang
dihubungkan dengankinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan
yang diterimakaryawan sepeti dana pensiun.
f. Subsistem Pelapor Lingkungan.
Subsistem ini bertugas mengumpulkan
informasi yang berhubungandengankeluhan keluhan, kecelakaan selama kerja,
kesehatan karyawan danlingkungan kerjanya.
4. Bagaimana
Manajer Menggunakan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
HRD atau yang sering
dipanjangkan menjadi Human Resources Department, bertanggung jawab terhadap
pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi. Kami percaya bahwa
pengelolaan dari sumber daya manusia yang ideal dalam organisasi memiliki 8
aspek/pilar; dimulai dari :
Seleksi dan Rekrutmen, Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development), Compensation and Benefit (Compensation and Benefit), Manajemen Kinerja (Performance Management), Perencanaan Karir (Career Planning), Hubungan Karyawan (Employee Relations), Separation Management, dan Personnel Administration and HRIS.
Masing-masing pilar inilah yang akan menopang kinerja fungsi HR dalam organisasi untuk dapat menghasilkan sumber daya manusia berkualitas untuk menjawab kebutuhan bisnis dalam organisasi.
Seleksi dan rekrutmen bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai baru tersebut di posisi-posisi yang tepat. Kami percaya, agar dapat menjalankan fungsinya dengan baik (menempatkan orang yang tepat di posisi yang tepat), maka biasanya fungsi ini sudah memiliki success profile sebagai acuan yang membantu menyeleksi kandidat yang sesuai. Sedangkan untuk metode seleksi, biasanya sangat bervariasi, mulai dari psikotest, interview, skill test, referensi maupun assessment center.
Training dan development memiliki fungsi yang menjaga kualitas sumber daya manusia dalam organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja. Aktivitas ini dapat dilakukan secara internal maupun eksternal. Menurut survey DDI mengenai Leadership Forecast 2005|2006, beberapa metode pengembangan yang populer saat ini adalah on-the-job training dan coaching disusul training.
Compensation and Benefit berfungsi untuk menyusun strategi hingga implementasi atas seluruh kompensasi yang diterimakan kepada pegawai yang mengacu pada kondisi pasar.
Penilaian kinerja merupakan upaya monitoring kesenjangan antara standard kinerja yang diharapkan dengan aktual kinerja yang ditunjukkan. Pilar performance management bertanggung jawab untuk merancang sistem hingga implementasi penilaian kinerja para pegawai hingga laras dengan objective yang harus dicapai oleh organisasi. Saat ini kami melihat berbagai strategi/metode/sistem penilaian kinerja, namun kami percaya bahwa tanpa eksekusi yang efektif maka strategi/metode/sistem yang sudah disusun akan menjadi sia-sia. Strategi penilaian kinerja yang ideal menurut kami harus dapat menjawab perkalian berikut ini:
Strategic Business Focus x Cascading Accountabilities x High Quality Interactions x Ensured Sustainability = Strategy Realized
Career Planning bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path), namun dengan mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path) atau bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer path).
Employee Relation Management biasanya juga berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi.
Separation Management adalah fungsi yang mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi bayak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement (pensiun sebelum masanya).
Personnel Administration yang biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.
Seleksi dan Rekrutmen, Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development), Compensation and Benefit (Compensation and Benefit), Manajemen Kinerja (Performance Management), Perencanaan Karir (Career Planning), Hubungan Karyawan (Employee Relations), Separation Management, dan Personnel Administration and HRIS.
Masing-masing pilar inilah yang akan menopang kinerja fungsi HR dalam organisasi untuk dapat menghasilkan sumber daya manusia berkualitas untuk menjawab kebutuhan bisnis dalam organisasi.
Seleksi dan rekrutmen bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai baru tersebut di posisi-posisi yang tepat. Kami percaya, agar dapat menjalankan fungsinya dengan baik (menempatkan orang yang tepat di posisi yang tepat), maka biasanya fungsi ini sudah memiliki success profile sebagai acuan yang membantu menyeleksi kandidat yang sesuai. Sedangkan untuk metode seleksi, biasanya sangat bervariasi, mulai dari psikotest, interview, skill test, referensi maupun assessment center.
Training dan development memiliki fungsi yang menjaga kualitas sumber daya manusia dalam organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja. Aktivitas ini dapat dilakukan secara internal maupun eksternal. Menurut survey DDI mengenai Leadership Forecast 2005|2006, beberapa metode pengembangan yang populer saat ini adalah on-the-job training dan coaching disusul training.
Compensation and Benefit berfungsi untuk menyusun strategi hingga implementasi atas seluruh kompensasi yang diterimakan kepada pegawai yang mengacu pada kondisi pasar.
Penilaian kinerja merupakan upaya monitoring kesenjangan antara standard kinerja yang diharapkan dengan aktual kinerja yang ditunjukkan. Pilar performance management bertanggung jawab untuk merancang sistem hingga implementasi penilaian kinerja para pegawai hingga laras dengan objective yang harus dicapai oleh organisasi. Saat ini kami melihat berbagai strategi/metode/sistem penilaian kinerja, namun kami percaya bahwa tanpa eksekusi yang efektif maka strategi/metode/sistem yang sudah disusun akan menjadi sia-sia. Strategi penilaian kinerja yang ideal menurut kami harus dapat menjawab perkalian berikut ini:
Strategic Business Focus x Cascading Accountabilities x High Quality Interactions x Ensured Sustainability = Strategy Realized
Career Planning bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path), namun dengan mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path) atau bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer path).
Employee Relation Management biasanya juga berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi.
Separation Management adalah fungsi yang mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi bayak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement (pensiun sebelum masanya).
Personnel Administration yang biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.
DAFTAR PUSTAKA:
