Sistem Informasi Sumber Daya Manusi

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

•Sumber Daya Manusia(SDM) adalah manusia yang bekerja dilingkungan suatu organisasi(disebutjugapersonil, tenagakerja, pekerjaataukaryawan).

•Sumber Daya Manusia adalah potensi manusiawi sebagai penggerak organisasi dalamme wujudkan eksistensinya. •Sumber Daya Manusia(SDM) adalah potensi yang merupakan asset dan berfungsi sebagai modal (non material/non finansial) didalam organisasi bisnis, yang dapat diwujudkan menjadi potensinyata(real) secara fisik dan non fisikdalam mewujudkan eksistensi organisasi.

1.    Fungsi Sumber Daya Manusia

Fungsi sumber daya manusia memiliki empat kegiatan utama yaitu:

1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring). Sumber daya manusia membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. Sumber daya manusia selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

2. Pendidikan dan Pelatihan. Selama periode kepegawaian seseorang, sumber daya manusia dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untukmeningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.

3. Manajemen Data. Sumber daya manusia menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan. Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, sumber daya manusia mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

2.    Evolusi System Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem personalia awal menempatakan data pegawai dalam map yang ditampatkan pada departemen personalia. Saat departemen memperoleh mesin Punched Card, file dipindahkan ke departemen pengolahan data dan dikonversikan ke bentuk punched Card. Saat komputer menggantikan mesin Punched Card , data pegawai dikonversikan ke pita dan piringan magnetik. Beberapa pengaruh yang menyebabkan evolusi dalam sistem informasi sumber daya manusia antara lain :

1.      Pengaruh Peraturan Pemerintah

Rangsangan untuk menaikkan status data personil diberikan oleh peraturan pemerintah seperti EEO (Equal Employment Opportunity), OSHA (Occupational Safety and Health Administration), dan AAP (Affirmative Action Program) yang diberlakukan selama tahun 1960-an dan 1970-an.perusahaan diharuskan untuk menyediakan statistik bagi pemerintahan nasional yang menunjukkan sampai sejauh mana praktek personalia perusahaan sesuai dengan undang-undang itu. Perusahaan segera mengerti bahwa mereka tidak dapat mengejar persyaratan pelaporan yang meningkat tanpa bantuan sistem berbasis komputer.

Manajemen puncak perusahaan mulai mengalokasikan sumber daya tambahan bagi pengembangan sistem personalia berorientasi informasi (Information Oriented Personel System). Sistem baru dikembangkan oleh spesialis informasi dari jasa informasi, bekerja sama dengan pemakai di bagian dumber daya manusia.

2.      Pengaruh dari Komputer Mikro

Saat komputer mikro muncul, SDM mulai memasangnya dalam areanya. Beberapa digunakan secara berdiri sendiri (Stand Alone), beberapa dibuat jaringan untuk membentuk LAN, dan beberapa dihubungkan dengan fasilitas komputer sentral perusahaan. Beberapa organisasi SDM bahkan memasang komputer mikro bahkan mainframe mereka sendiri.

           Evolusi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Sampai akhir-akhir ini, manajemen kurang memberikan perhatian pada data personil dibandingkan dengan perhatian yang diberikan pada data yang menjelaskan uang dan arus material. Rangsangan untuk menaikkan status data personil diberikan oleh peraturan pemerintah seperti EEO ( Equal Employment Opportunity ), OSHA ( Occupational Safety and Health  Administration ), dan AAP ( Affirmative Action Program ), yang diberlakukan selama tahun 1960-an dan 1970-an.
Manajemen puncak perusahaan mulai meangalokasikan sumber daya tambahan bagi pengembangan sistem informasi berorientasi informasi. Sistem baru dikembangkan oleh spesialis informasi dan jasa informasi, bekerjasama dengan pemakai di bagian sumber daya manusia. Pengolahan dilakukan di komputer berskala besar yang ditempatkan di SI.
Saat komputer mikro muncul, SDM mulai memasangnya dalam areanya. Beberapa digunakan secara berdiri sendiri, beberapa dibuat jaringan untuk membentuk LAN, dan beberapa dihubungkan dengan fasilitas komputer sentral perusahaan. Beberapa organisasi SDM bahkan memasang komputer mini bahkan mainframe mereka sendiri.

3.    Model System Informasi Sumber Daya Manusia

Perencanaan awal harus memasukan sebuah model keseluruhan yang akan menggambarkan masukan-masukan, transformasi, dan keluaran-keluaran yang diharapkan dari sebuah sistem. Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia menggunakan format umum yang sama dari subsistem input, database, dan subsistem output yang telah digunakan berbagai area fungsional lain.

Keterangan :

1.      Subsistem Input (yang mengumpulkan data dan informasi dari dalam perusahaan dan lingkungannya).

a.       Sub Sistem SIA (Sistem Informasi Akuntansi). SIA menyediakan data akuntansibagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber dayapersonil baik keuangan maupun non keuangan.

b.      Sub Sistem Penelitian Sumber Daya Manusia. Bergungsi untuk mengumpulkandata melalui proyek penelitian khusus. Contohnya :

·         Penelitian Suksesi.Melakukan penelitian apakah seorang pegawai telah berhasil mencapai kesuksesan dalam bidangnya.

·         Analisis dan Evaluasi Jabatan.Melakukan penelitian apakah seorang pegawai telah melaksanakan tanggung jawab ataupun tugas-tugasnya sesuai dengan jabatan masing-masing.

·         Penelitian Keluhan.Mengumpulkan data-data berupa keluhan para pegawai tentang pekerjaan mereka agar pegawai tersebut bisa bekerja dengan lebih maksimal dan tidak mengalami kebosanan.

c.       Sub Sistem Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data yangberhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yangmeliputi:

·         Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yangmembantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.

·         Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaanasuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatanlulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumberpegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yangmemungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan danpeneriamaan.

·         Intelijen Pelanggan. Pelanggan memeberikan data dan informasi berupa kepuasan mereka akan pelayanan yang diberikan oleh perusahaan. Apakah pegawai perusahaan memberikan pelayanan yang baik atau tidak.

·         Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasiyang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja danperusahaan.

·         Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan informasiyang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, danrekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal,nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada kedalam komunitas lokalnya.

·         Intelijen Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuandan keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, sering terjadiperpindahan pegawai dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapaperusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yangbaik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, danmungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.

2.      Database (tempat penyimpanan data)

Database adalah suatu kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut cara tertentu sehingga mudah dalam hal pengambilan kembali. Beberapa data dalam database adalah unik bagi fungsi SDM, tetapi banyak yang berbagi dengan area fungsional lain.Database HRIS bukan hanya data mengenaipegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaanyang mempengaruhi arus personil.Database yang digunakan adalah berbasis komputer yang meliputi :

a.       Isi Database

Data pegawai, seperti : tanggal lahir, nama, departemen, jabatan, tingkat pendidikan, dan lain-lain.

Data non pegawai, yang mengidentifikasi data dan menjelaskan organisasi di lingkungan per-usahaan seperti agen tenaga kerja, akademis, universitas, serikat kerja, serta pemerintahan.

b.      Lokasi Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)

Sebagai database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ditempatkan pada komputer sentral perusahaan, tetapi database yang lain bisa berada didivisi khusus seperti pada divisi operasi lain dan luar pusat pelayanan.

c.       Perangkat Lunak Manajemen Database

Perangkat lunak yang digunakan dalam mengelola database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia perusahaan contohnya : IMS, FOCUS, Dbase, dan lain-lain.

3.      Subsistem Output (yang mengubah data menjadi informasi)

Informasi yang dihasilkan dari hasil pengolahan data yang dapat dibagi menjadi 3 bagian yaitu perencanaan kerja, perekrutan, manajemen angkatan kerja, tunjangan, benefit, pelapor lingkungan.

a.       Subsistem Perencanaan Kerja.

Subsistem ini bertugas melakukan kegiatan mengidentifikasi pengetahuan dan keahlian seorang pegawai yang dibutuhkan oleh perusahaan di masa yang akan datang sehingga kualitas perusahaan untuk selanjutnya dapat lebih ditingkatkan lagi.Manfaatnya untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendekdan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputarantenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenagakerja itu sendiri.

b.      Subsistem Perekrutan.

Subsistem ini bertugas melakukan kegiatan perekrutan atau seleksi terhadap calon pegawai yang nantinya akan menjadi pegawai di perusahaan tersebut. Kegiatan perekrutan dilakukan untuk mencari pegawai yang memiliki keahlian berdasarkan data-data yang telah ditetapkan oleh subsistem angkatan kerja sehingga pegawai yang diperoleh dapat memenuhi permintaan perusahaaan. Informasi yang yang dihasilkan dapat digunakan untukpengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasiini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawamcara,perekrutan dan analisis rekruitmen.

c.       Subsistem Manajemen Angkatan Kerja.

Subsistem ini bertugas mengatur dan mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi atau perusahaaan. Informasi yang dihasilkan dapat bermanfaat untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi.Informasi informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja,evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.

d.      Subsistem Tunjangan (Kompensasi)

Subsistem ini bertugas melakukan proses penggajian terhadap pegawai perusahaan dan kompensasinya. Informasi yang dihasilkan adalah penggajian dankompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji danbonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.

e.       Subsistem Benefit

Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbedadengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengankinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterimakaryawan sepeti dana pensiun.

f.       Subsistem Pelapor Lingkungan.

Subsistem ini bertugas mengumpulkan informasi yang berhubungandengankeluhan keluhan, kecelakaan selama kerja, kesehatan karyawan danlingkungan kerjanya.

4.    Bagaimana Manajer Menggunakan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

HRD atau yang sering dipanjangkan menjadi Human Resources Department, bertanggung jawab terhadap pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi. Kami percaya bahwa pengelolaan dari sumber daya manusia yang ideal dalam organisasi memiliki 8 aspek/pilar; dimulai dari :
Seleksi dan Rekrutmen, Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development), Compensation and Benefit (Compensation and Benefit), Manajemen Kinerja (Performance Management), Perencanaan Karir (Career Planning), Hubungan Karyawan (Employee Relations), Separation Management, dan Personnel Administration and HRIS.
Masing-masing pilar inilah yang akan menopang kinerja fungsi HR dalam organisasi untuk dapat menghasilkan sumber daya manusia berkualitas untuk menjawab kebutuhan bisnis dalam organisasi.
Seleksi dan rekrutmen bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai baru tersebut di posisi-posisi yang tepat. Kami percaya, agar dapat menjalankan fungsinya dengan baik (menempatkan orang yang tepat di posisi yang tepat), maka biasanya fungsi ini sudah memiliki success profile sebagai acuan yang membantu menyeleksi kandidat yang sesuai. Sedangkan untuk metode seleksi, biasanya sangat bervariasi, mulai dari psikotest, interview, skill test, referensi maupun assessment center.
Training dan development memiliki fungsi yang menjaga kualitas sumber daya manusia dalam organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja. Aktivitas ini dapat dilakukan secara internal maupun eksternal. Menurut survey DDI mengenai Leadership Forecast 2005|2006, beberapa metode pengembangan yang populer saat ini adalah on-the-job training dan coaching disusul training.
Compensation and Benefit berfungsi untuk menyusun strategi hingga implementasi atas seluruh kompensasi yang diterimakan kepada pegawai yang mengacu pada kondisi pasar.
Penilaian kinerja merupakan upaya monitoring kesenjangan antara standard kinerja yang diharapkan dengan aktual kinerja yang ditunjukkan. Pilar performance management bertanggung jawab untuk merancang sistem hingga implementasi penilaian kinerja para pegawai hingga laras dengan objective yang harus dicapai oleh organisasi. Saat ini kami melihat berbagai strategi/metode/sistem penilaian kinerja, namun kami percaya bahwa tanpa eksekusi yang efektif maka strategi/metode/sistem yang sudah disusun akan menjadi sia-sia. Strategi penilaian kinerja yang ideal menurut kami harus dapat menjawab perkalian berikut ini:
Strategic Business Focus x Cascading Accountabilities x High Quality Interactions x Ensured Sustainability = Strategy Realized
Career Planning bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path), namun dengan mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path) atau bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer path).
Employee Relation Management biasanya juga berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi.
Separation Management adalah fungsi yang mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi bayak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement (pensiun sebelum masanya).
Personnel Administration yang biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.

DAFTAR PUSTAKA:

http://npermana.mhs.uksw.edu/2012/11/sistem-informasi-sumber-daya-manusia.html

https://dikatara.wordpress.com/2011/11/30/sistem-informasi-sumber-daya-manusia/

http://cinndyrq.blogspot.com/2013/05/sistem-informasi-sumber-daya-manusia.html