Pengembangan Bisnis/Strategi & Solusi Teknologi Informasi

Pengembangan Bisnis/Strategi & Solusi Teknologi Informasi

1.     Dasar perencanaan

Proses perencanaan atau planning adalah bagian dari daur kegiatan manajemen yang terutama berhubungan dengan pengambilan keputusan (decision making)untuk masa depan, baik jangka panjang maupun jangka pendek, sehubungan dengan pokok pertanyaan: apa, siapa, bagaimana, kapan, di mana, dan berapa, baik sehubungan dengan lembaga yang dimanajemeni maupun usaha-usahanya.dapat dilaksanakan menyeluruh, misalnya dalam perencanaan korporat, perencanaan strategis, atau perencanaan jangka panjang. Bisa juga dilakukan per divisi atau unit bisnis stategis menjadi rencana divisi atau anak perusahaan tertentu di dalam suatu korporasi yang lebih besar. Bisa juga dilakukan per fungsi baik di dalam korporasi, di dalam divisi maupun unit bisnis individual, misalnya rencana fungsi pemasaran, rencana fungsi keuangan, rencana fungsi produksi dan distribusi, dan rencana fungsipersonalia. Bagaimana pun lingkup perencanaan yang dilakukan, pokok pertanyaan yang dipikirkan sama saja: apa, siapa, bagaimana, kapan, di mana, dan berapa. Perbedaannya menyangkut metode yang digunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan itu.

1. Pedoman Perencanaan

Karena sebuah rencana dibuat untuk kemudian dilaksanakan, maka penyusunannya harus mengingat beberapa patokan atau pedoman utama, yakni:

1.1.    Kemampuan

1.2.    Kondisi dan Situasi

1.3.    Tanggung Jawab

1.4.    Kerjasama

2. Sifat Perencanaan

Kecuali beberapa faktor yang harus menjadi pertimbangan dalam membuat perencanaan, maka sebuah rencana yang baik harus memiliki sifat-sifat:

Rasional, artinya rencana dibuat berdasarkan pemikiran dan perhitungan yang masak, sesuai dengan kemampuan yang ada.

Luwes, atau fleksibel, artinya rencana dapat mudah menyesuaikan diri dengan perubahan/perkembangan situasi dan kondisi yang mungkin terjadi.

Di samping itu rencana harus dibuat  secara terus-menerus dan berkesinambungan sesuai dengan perubahan dan perkembangan masa. Artinya pada setiap jangka waktu tertentu perlu dievaluasi dan diperbaiki.

3. Macam-macam Perencanaan

Suatu perencanaan dapat dilihat dari 4 sudut pandangan, yaitu:

3.1. Tingkatan Manajemen

3.2. Jangka waktu

3.3. Daerah berlakunya

3.4. Materi Perencanaan

2.     Tantangan implementasi

Tantangan dalam implementasi pengembangan system informasi adalah orang-orang yang terlibat dalam pengembangan system informasi yaitu departemen operasional sebagai end-user dan IT sebagai pengembang dan tentu saja sebagai support dan manajemen sebagai leader yang membuat definisi goal yang akan dicapai. Jika system yang akan di-implementasikan adalah system informasi yang terintegrasi maka tantangannya akan sangat besar karena meliputi keseluruhan organisasi yang bisa saja melibatkan pihak eksternal.

Masalah yang dihadapi dalam implementasi tersebut biasanya adalah sebagai berikut

·         Pengguna tidak mengetahui kemampuan teknologi yang dapat digunakan untuk membantu proses bisnis yang dikerjakannya setiap hari, dan pada tahap analisa developer juga tidak mengetahui benar-benar proses bisnis yang berlangsung atau juga karena standard dari developer yang kurang dalam membuat program sehingga program yang dihasilkan adalah program yang baik dari kacamata developer bukan dari kedua belah pihak.

·         Kedua belah pihak tidak memahami asumsi dan ketergantungan yang ada dalam system dan bisnis proses, sehingga pada tahap implementasi jika ada bagian dari proses bisnis yang belum di cover oleh system dan kemudian dibuatkan fungsi baru yang ternyata menimbulkan masalah, dan penyelesaian masalah menimbulkan masalah baru seperti melakukan tambal sulam yang berakibat pada benang kusut akan membuat suatu aplikasi yang tidak dapat di andalkan. Dan aplikasi hanya dibuat sebagai program untuk melakukan entry data.

·         Dalam implementasi system terintegrasi, dimana pengguna tidak dapat menjadikan implementasi sebagai prioritas pertama, dimana pengguna yang sudah disibukkan dengan kegiatan operasional akan berpura-pura menyetujui, menjalankan dan mengikutinya tetapi pada kenyataannya semuanya tidak berjalan sesuai dengan harapan. Akan membutuhkan CETL yang lama jika dijadikan sebagai resource untuk aplikasi BI.

3.     Pengembangan Sistem Bisnis

Pengembangan Sistem Informasi

Ketika pengembangan sistem untuk penyelesaian masalah diterapkan untuk pengembangan solusi sistem informasi terhadap masalah bisnis, maka hal ini disebut Information Systems Development (pengembangan sistem informasi) atau Application Development (pengembangan aplikasi). Bagian ini akan menunjukkan kepada anda bagaimana pendekatan sistem dapat digunakan untuk mengembangkan aplikasi dan sistem e-business yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis perusahan, karyawan, dan pihak-pihak lain yang berkepentingan terhadap perusahaan (stakeholder).

Pendekatan Sistem

System Approach untuk penyelesaian masalah menggunakan orientasi sistem untukmerumuskan masalah dan peluang dan mengembangkan solusi. Menganalisis masalah dan memformulasikan solusi melibatkan aktivitas yang saling berhubungan di bawah ini:

1. Kenali dan rumuskan Masalah atau Peluang dengan menggunakan pemikiran sistem.
2. Kembangkan dan evaluasi alternatif solusi sistem.
3. Pilih solusi sistem yang memenuhi persyaratan anda.
4. Desain solusi sistem yang dipilih.
5. Implementasikan dan evaluasi kesuksesan sistem yang telah didesain.

Siklus Pengembangan Sistem

Menggunakan pendekatan sistem untuk mengembangkan solusi sistem informasi dapat dipandang sebagai proses multilangkah yang disebut Information Systems Development Cycle (siklus pengembangan sistem informasi), yang juga dikenal sebagai System Development Life Cycle-SDLC (siklus hidup pengembangan sistem). Gambar berikut mengilustrasikan apa yang terjadi pada tiap langkah dari proses ini, yang mencakup langkah:
1. Investigasi
2. Analisis
3. Desain
4. Implementasi
5. Pemeliharaan
Akan tetapi, anda harus menyadari bahwa semua aktiviats yang terlibat sangat berhubungan satu sama lain dan saling terikat. Oleh karena itu, pada prakteknya, beberapa akivitas pengembangan bisa muncul pada saat yang bersamaan. Jadi bagian yang berbeda dari proyek pengembangan bisa jadi berada pada tingkat yang berbeda pada siklus pengembangan.

Pembuatan Prototipe

Proses pengembangan sistem sering kali mengambil format, atau mencakup pendekatan pembuatan prototipe. Prototyping (pembuatan prototipe) adalah pengembangan yang cepat dan pengujian terhadap model kerja, atau prototipe, dari aplikasi baru dalam proses yang interaktif dan berulang-ulang yang bisa digunakan oleh ahli SI dan praktisi bisnis. Pembuatan prototipe membuat proses pengembangan lebih cepat dan lebih mudah, khususnya untuk priyek di mana persyaratan pemakai akhir sulit dirumuskan. Pembuatan prototipe terkadang disebut juga Rapid Application Design-RAD (desain aplikasi cepat). Pembuatan prototipe juga membuka proses pengembangan aplikasi untuk pemakai akhir karena pembuatan prototipe menyederhanakan dan memepercepat desain sistem. Jadi, pembuatan prototipe telah memeperluas peran pemilik kepentingan bisnis yang dipengaruhi oleh sistem yang diusulkan, dan memungkinkan untuk mempercepat proses pengembangan yang lebih tanggap atau disebut juga Agile Systems Development-ASD.

Proses Pembuatan Prototipe

Pembuatan prototipe dapat digunakan untuk aplikasi besar dan aplikasi kecil. Umumnya, sistem bisnis besar masih perlu menggunakan pendekatan pengembangan sistem tradisional, tetapi sebagian sistem tersebut sering kali dapat dibuatkan prototipenya. Prototipe aplikasi bisnis yang diperlukan oleh pemakai akhir dikembangkan secara cepat dengan menggunakan berbagai alat software pengembangan aplikasi. Kemudian sistem prototipe tersebut diperbaiki berkali-kali hingga dapat diterima. Sebagaimana diilustrasikan padagambar berikut, pembuatan prototipe merupakan proses yang interaktif dan berulang-ulang, yang menggabungkan langkah-langkah siklus pengembangan sistem tradisional. Pemakai akhir yang cukup berpengalaman dengan alat pengembangan aplikasi dapat membuat prototipe sendiri. Atau, anda bisa bekerja sama dengan ahli SI untuk mengembangkan sistem prototipe dalam rangkaian sesi interaktif. Anda bisa mengembangkan, menguji dan memperbaiki prototipe laporan manajemen, layar entri data, atau tampilan output.

Biasanya sebuah prototipe dimodifikasi beberapa kali sebelum pemakai akhir menyatakan bahwa prototipe tersebut dapat diterima. Modul program yang tidak dihasilkan oleh software pengembangan aplikasi bisa dikodekan oleh programer dengan menggunakan bahasa pemrograman konvensional. Versi akhir sistem aplikasi kemudian diserahkan kepada pemakai akhir untuk keperluan operasional. Gambar berikut menyebutkan proses pengembangan sistem berbasis prototipe untuk aplikasi bisnis.

Memulai Proses Pengembangan Sistem
Langkah pertama dalam proses pengembangan sistem adalah System Investigation Stage (tahap investigasi sistem). Tahap ini dapa melibatkan pertimbangan proposal yang dihasilkan dari proses bisnis/TI. Tahap investigasi juga termasuk studi awal solusi sistem informasi yang diusulkan untuk memenuhi prioritas bisnis perusahaan dan peluang seperti yang diidentifikasikan dalam proses perencanaan.

Studi Kelayakan
Feasibility Study (studi kelayakan) adalah studi awal untuk merumuskan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai akhir, kebutuhan sumber daya, biaya, manfaat, dan kelayakan proyek yang diusulkan. Setelah itu tim praktisi bisnis dan ahli SI akan menyajikan temuan dari studi ini dalam laporan tertulis yang mencakup spesifikasi awal dan rencana pengembangan untuk aplikasi bisnis yang diusulkan. Jika pihak manajemen perusahaan menyetujui rekomendasi studi kelayakan ini, maka proses pengembangan bisa dilanjutkan.
Jadi, tujuan diadakan studi kelayakan adalah untuk mengevaluasi solusi sistem alternatif dan mengusulkan aplikasi bisnis yang paling layak dan paling diinginkan untuk dikembangkan. Kelayakan usulan sistem bisnis dapat dievaluasi dala empat kategori besar.

Organizational Feasibility (kelayakan organisasional) berfokus pada sebaik apakah dukungan sistem yang diusulkan terhadap prioritas bisnis strategis organisasi. Economic Feasibility (kelayakan ekonomi) berhubungan dengan apakah penghematan biaya, peningkatan pendapatan, peningkatan keuntungan, pengurangan investasi yang diperlukan, dan manfaat lain yang diharapkan akan melebihi biaya pengembangan dan biaya operasional sistem yang diusulkan. Sebagai contoh, jika usulan sistem sumebr daya manusia tidak bisa menutupi biaya pengembangannya, maka usulan itu tidak akan disetujui,kecuali dimandatkan oleh peraturan pemerintah atau pertimbangan bisnis strategi. Yang terakhir adalah Operational Feasibility (kelayakan operasional) adalah kemauan dan kemampuan manajemen, karyawan, pelanggan, pemasok, dan pihak lain yang mengoperasikan, menggunakan, dan mendukung sistem yang diusulkan.

Benefit Analysis (analisis manfaat). Analisis manfaat biasanya termasuk dalam studi kelayakan. Jika biaya dan manfaat bisa dihitung, hal ini disebut berwujud (tangible), jika tidak bisa dihitung disebut tak berwujud (intangible). Contoh biaya yang berwujud adalah biaya hardware dan software, gaji karyawan dan biaya lain yang dapat dihitung dan dibutuhkan untuk mengembangkan dan menerpkan solusi SI. Intangible Cost (biaya tak berwujud) adalah biaya yang sulit diukur; biaya itu termasuk hilangnya niat baik pelanggan atau moral karyawan yang disebabkan oleh kekeliruan dan gangguan instalasi sistem baru.

Tangible Benefit (manfaat berwujud) adalah hasil yang diharapkan; seperti penurunab biaya gaji yang disebabkan oleh berkurangnya personel atau penurunan biaya persediaan yang disebabkan oleh berkurangnya persediaan. Intangible Benefit (manfaat tak berwujud) lebih sulit  diperkirakan. Manfaat tak berwujud misalnya pelayanan pelanggan yang lebih baik atau lebih cepat serta lebih akuratnya informasi untuk manajemen.

Analisis Sistem
Analisis sistem merupakan studi mendalam mengenai informasi yang dibutuhkan oleh pemakai akhir yang menghasilkan Functional Requirement (persyaratan fungsiona) yang digunakan sebagai dasar untuk desain sistem informasi baru. Analisis sistem secara tradisional melibatkan studi yang rinci mengenai:

·         Informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan dan pemakai akhir seperti anda sendiri.

·         Aktivitas, sumber daya, dan produk dari satu atau lebih sistem informasi yang saat ini digunakan.

·         Kemampuan sistem informasi yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan informasi anda, dan pemilik kepentingan bisnis lainnya yang mungkin menggunakan sistem ini.

Desain Sistem
System Analysis (analisis sistem) mendeskripsikan apa yang harus dilakukan oleh sistem untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai. System Design (desain sistem) menentukan bagaimana sistem akan memenuhi tuuan tersebut. Desain sistem terdiri dari aktivitas desain yang menghasilkan spesifikasi sistem yang memenuhi persyaratan fungsional yang dikembangkan dalam proses analisis sistem.

Cara yang berguna untuk melihat desain sistem diilustrasikan dalam Gambra berikut. Konsep ini berfokus pada tiga produk utama, atau deliverables yang harus dihasilkan dari tahap desain. Dalam kerangka kerja ini, desain sistem terdiri dari tiga aktivitas; interface pemakai, data, dan desain proses. Hal ini menghasilka spesifikasi yang sesuai dengan produk dan metode interface pemakai, struktur database, serta pemrosesan dan prosedur pengendalian.

Pengembangan Pemakai Akhir
Dalam siklus pengembangan sistem tradisional, anda berperan sebagai pemakai akhir bisnis, mirip seperti pelanggan atau klien. Biasanya, anda meinta sistem baru atau sistem yang lebih baik, menjawab pertanyaan tentang kebutuhan informasi spesifik Anda dan masalah pemrosesan informasi, dan menyediakan informasi mengenai sistem bisnis anda yang ada saat ini. Praktisi SI bekerja dengan anda untuk menganalisis masalah anda dan menyarankan solusi alternatif. Saat anda menyetujui elternatif terbaik, maka alternatif, maka alternatif itu didesain dan duterapkan. Di sini anda mungkin terlibat lagi dalam proses desain prototipe atau menjadi tim pengimplentasikan bersama dengan para ahli SI.

Akan tetapi, pada End User Development (pengembangan pemakai akhir), praktisi SI memainkan peran sebagai konsultan, sementar anda melakukan pengembangan aplikasi anda sendiri. Kadang-kadang staf dari konsultan pemakai siap membantu Anda dan pemakai akhir lainnya dalam usaha pengembangan aplikasi anda. Bantuan ini mungkin termasuk pelatihan penggunaan paket aplikasi; pemilihan hardware dan softare; dampingan untuk mendapat akses ke database organisasi; dan, tentu saja, dampingan dalam menganalisis, mendesain, dan mengimplementasikan aplikasi bisnis TI yang anda butuhkan.

4.      Implementasi Sistem Bisnis

Mengimplementasikan Sistem Baru

Gambar berikut mengilustrasikan bahwa tahap System Implementation (implementasi sistem) melibatkan pemerolehan hardware, dan software, pengembangan softare, pengujian program danprosedur, konversi sumber data, dan ebrbagai alternatif konversi. Hal ini juga melibatkan pendidikan dan pelatihn pemakai akhir dan para ahli yang akan menjalankan sistem yang baru tersebut.

Implemenatsi dapat menjadi proses yang sulit dan memerlukan banyak waktu. Akan tetapi, hal ini vital dalam memastikan kesuksesan sistem yang baru dikembangkan, karena meskipun sistem tersebut didesain dengan baik, sistem tersebut akan gagal jika tidak diimplementasikan dengan baik. Oleh sebab itu, proses implementasi biasanya memerlukan usaha Project Management dari para manajer unit bisnis. Mereka harus mendukung rencana proyek yang mencakup tanggung jawab kerja, jadwal tahap-tahap utama dari pengembangan, dan anggaran keuangan. Hal ini pentinguntuk memastikan bahwa proyek diselesaikan tepat waktu dan sesuai dengan anggaran yang ditetapkan, sambil tetap memenuhi tujuan desain.

Mengelola Perubahan Organisasional

Implementasi strategi bisnis/TI yang baru memerlukan pengelolaan pengaruh perubahan utama dalam dimensi organisasi kunci seperti proses bisnis, struktur organisasi, peran manajerial, penugasan kerja karyawan, dan hubungan di antara pemilik kepentingan yang muncul dari penyebaran sistem informasi bisnis yang baru. Gambar berikut menekankan jenis-jenis dan luasnya tantangan yang dilaporkan oleh 100 perusahaan yang mengembangkan dan mengimplemenatsikan portal informasi perusahaand an sistem ERP yang baru.

Manajemen Perubahan

Orang adalah fokus utama dari Change Management organisasi. Ini mencakup aktivitas seperti pengembangan cara yang inovatif untuk mengukur, memotivasi, dan memberi penghargaan atas kinerja.

·Libatkan orang sebanyak mungkin dalam perencanaan bisnis/TI dan pengembangan aplikasi.

·Buat perubahan konstan menjadi bagian yang diharapkan dari budaya.

·Beritahukan ke setiap orang sebanyak mungkin mengenai segala sesuatu sesering mungkin, sebaiknya secara pribadi. 

·Berikan insentif keuangan dan pengakuan.

·Bekerjalah di dalam budaya perusahan, bukan di sekitarnya.

Daftar pustaka

http://id.wikipedia.org/wiki/Proses_perencanaan

http://yogarananda.wordpress.com/2012/11/23/konsep-dasar-perencanaan/

Falahah, Dhewanto Wawan , ERP Menyelaraskan Teknologi Informasi dengan Strategi Bisnis, Informatika, Bandung, 2007

http://12650010-si.blogspot.com/2013/06/mengembangkan-solusi-bisnisit-chapter-10.html