Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen

1.     Pendahuluan, apakah SIM?

Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen.

Tujuan Umum

·        Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.

·        Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

·        Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).

SIM merupakan kumpulan dari sistem informasi:

·        Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dan transaksi keuangan.

·        Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.

·        Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems).

·        Sistem informasi personalia (personal information systems).

·        Sistem informasi distribusi (distribution information systems).

·        Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).

·        Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).

·        Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).

·        Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems).

·        Sistem informasi analisis software

·        Sistem informasi teknik (engineering information systems).

2.     Konsep Subsistem Informasi Organisasi

SIM merupakan upaya organisasi pertama yang tujuan utamanya adalah menyediakan informasi bagi manajemen (karena itu dinamakan sistem informasi manajemen). Ternyata dalam praktiknya SIM pada suatu organisasi menyediakan juga informasi bagi orang-orang selain para manajer.  Ketika suatu organisasi semakin memiliki pengalaman dalam menerapkan rancangan SIM yang mencakup kebutuhan seluruh organisasi, para manajer di wilayah-wilayah tertentu, baik ditingkat pusat maupun daerah, mulai menerapkan konsep  sesuai kebutuhan yang mereka perlukan. Sistem informasi mulai akan memasuki wilayah yang sudah tersegmentasi, yang dapat disebut  sebagai sub-sub sistem SIM yang disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan penggunanya. Sebagai contoh pada tataran organisasi pemerintah pusat sudah mengimplementasikan beberapa aplikasi sistem informasi antara lain: 

·        Sistem Informasi Akuntansi

·        Sistem Informasi Pemasaran

·        Sistem Informasi Kepegawaian , dsb

Sebagian besar  database yang digunakan oleh suatu subsistem organisasi dapat juga digunakan oleh yang lain, dan banyak juga yang berbagi perangkat lunak  (software).

3.     Perangkat Lunak Penulis Laporan

Menyatukan Management by Exception  ke dalam laporan à konsep yang memungkinkan manajer hanya memperhatikan aktifitas yang layak mendapatkan perhatian manajemen

Dapat disatukan dalam satu laporan melalui 4 cara :

·        Menyiapkan laporan hanya jika  terjadi perkecualian

·        Menggunakan urutan laporan untuk  menyoroti perkecualian

·        Mengelompokkan perkecualian  bersama-sama

·        Menunjukkan varians dari normal

perangkat lunak laporan-penulisan, menghasilkan periodik dan laporan khusus. Laporan periodik ditandai dalam bahasa pemrograman dan dipersiapkan sesuai dengan jadwal. Laporan khusus dipersiapkan untuk merespon kebutuhan informasi yang tidak terduga. Masa sekarang, sistem manajemen database memiliki fitur yang cepat mengeneralisasikan laporan yang merespon pada permintaan data khusus atau informasi.

·        Laporan Periodik : Disiapkan sesuai jadwal tertentu. Contohnya adalah analisis penjualan buolanan menurut pelanggan. Karena laporan – laporan seperti ini dahulu merupakan cirri punchedcard dan keydriven system sebelum era computer, mereka menyediakan semua output informasi dari SIM awal.

·        Laporan Khusus : Disiapkan apabila sesuatu luarbiasa terjadi. Contohnya adalah laporan kecelakaan; contoh lain adalah jawaban atas database query. Laporan khusus memiliki cirri kekinian yang biasanya tidak terdapat dalam laporan periodic.

4.     Pembuatan Model Matematika

Model adalah penyederhanaan dari sesuatu; model menggambarkan fenomena – suatu objek atau suatu kegiatan.

Model Matematika merupakan jenis yang berperan sangat penting dalam DSS. Model ini dapat dikelompokkan dalam tiga dimensi – pengaruh waktu, tingkat keyakinan, dan kemampuan mencapai optimisasi.

1.     Model Statis atau Dinamis

Model Statis tidak menyertakan waktu sebagai variabel, model yang berkaitan dengan suatu situasi pada satu titik waktu tertentu, seperti suatu foto. Sedangkan Model Dinamis menyertakan waktu sebagai variabel, dan menggambarkan perilaku entitas dari waktu ke waktu, seperti suatu film

2.     Model Probabilistik atau Deterministik

Model Probabililistik mencakup peluang terjadinya sesuatu, yang berkisar antara 0,00 (sesuatu yang sama sekali tidak mungkin) hingga 1,00 (sesuatu yang pasti). Sedangkan model yang sebaliknya adalah Model Deterministik

3.     Model Optimisasi dan Model Suboptimisasi

Model Optimisasi adalah model yang memilih solusi terbaik dari berbagai alternatif, dimana masalahnya harus terstruktur sangat baik. Model Suboptimisasi, sering disebut satisficing model, yang memungkinkan manajer memasukkan serangkaian keputusan dan model akan memproyeksikan hasilnya, dimana model tersebut menyerahkan tugas kepada manajer untuk mengidentifikasi keputusan yang akan menghasilkan hasil terbaik.

5.     Simulasi

·        Merujuk pada kegiatan yang menggunakan model

·        Skenario Model: Kondisi yang mempengaruhi simulasi

·        Elemen-elemen data skenario: elemen-elemen data yang

·        mempengaruhi skenario

·        Variabel Keputusan: Nilai input dari manajer untuk

·        mengukur dampaknya pada entitas

·        Teknik Simulasi: Model optimisasi hanya sekali,

·        model suboptimisasi dilakukan berulang-ulang

·        Format Output Simulasi: Menyertakan elemen

·        skenario dan variabel keputusan

6.     Keuntungan dan Kerugian Model

o   Model Statis atau Dinamis

Keuntungan dan Kerugian Pembuatan Model

Manajer yang menggunakan model matematika dapat memperoleh keuntungan sebagai berikut:

1.     Proses pembuatan model dapat menjadi pengalaman belajar, dimana pada setiap proyek model dipelajari sesuatu yang baru mengeenai sistem fisik

2.     Kecepatan proses simulasi dapat mengevaluasi dampak keputusan dalam jangka waktu singkat, dimana dalam hitungan menit, dapat dibuat simulasi operasi perusahaan untuk bebrapa bulan, kuartal, atau tahun

3.     Model menyediakan daya prediksi – suatu pandangan ke masa depan – yang tidak dapat disediakan oleh metode penghasil informasi lain

4.     Model lebih murah daripada metode trial and error; dimana proses pembuatan model memang mahal dalam hal waktu maupun perangkat lunak dan keras yang diperlukan untuk simulasi, tetapi biaya tersebut tidak setinggi biaya yang disebabkan keputusan yang buruk.

Adapun kerugian utama yang mengimbangi pembuatan model adalah:

1.     Kesulitan pembuatan model sistem bisnis, akan mengahasilkan suatu model yang tidak menangkap semua pengaruh pada entitas. Misalnya, dalam model yang baru dijelaskan, seseorang dalam perusahaan harus memperkirakan nilai-nilai dari elemen-elemen data skenario. Ini berarti bahwa pertimbangan yang menyeluruh sangat diperlukan dalam menerapkan keputusan yang didasarkan pada simulasi

2.     Diperlukan keahlian matematika tingkat tinggi, untuk mengembangkan sendiri model-model yang lebih kompleks, keahlian itu juga diperlukan untuk menafsirkan output secara tepat.

Untuk mengatasi kerugian tersebut, dilakukan perubahan dengan mengkombinasikan peralatan pembuatan model yang lebih memudahkan pemakai dan manajer yang lebih mengerti informasi dan komputer. Disamping itu peningkatan keahlian matematika mutlak dilakukan untuk mampu mengimbangi model yang semakin rumit.

7.     SIM dan Pertimbangan Faktor Manusia

Rasa Takut Pegawai

Rasa Takut Manajer

Program untuk mengurangi rasa takut:

Menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan

Menggunakan komunikasi formal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan

Membangun hubungan kepercayaan atara pegawai, spesialis informasi dan manajer

Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan

8.     Menempatkan SIM dalam Perspektif

Sim merupakan upaya organisasi pertama yang tujuan utamanya menyediakan informasi bagi manajemen karena itu dinamakan system informasi manajemen. Selain melayani lebih banyak orang daripada manajer perusahaan , SIM mulai diidentifikasikan dengan komputasi bisnis secara umum. Sekarang anda dapat mengunjungi perusahaan dan menemukan departemen SIM dan wakil presiden SIM. Anda dapat mengunjungi sekolah bisnis dan fakultas ilmu computer dan menemukan professor SIM dan jurusan SIM. Istilah SIM mungkin menikmati masa jayanya selama tahun 1960-an ketika konsep tersebut pertama kali muncul. Sejak saat itu istilah tersebut paling sering diungkapkan dalam bentuk subsistem-subsistem oraganisasi, sperti system informasi eksekutif dan system informasi pemasaran. Perusahaan terus berusaha mengembangkan dan memperbaiki subsistem-subsistem ini.